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Green Pass e gestione della pandemia Covid-19 in azienda: ultima fermata?

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(articolo aggiornato al 29 aprile 2022, ore 18:30)

Come probabilmente chiunque avrà letto, siamo arrivati a ieri (28 aprile) – non esattamente “dopo Pasqua” come promesso – per una indicazione definitiva sulla situazione a partire dal 1 maggio prossimo.

Di fatto, nel weekend le aziende dovranno adattare le loro procedure di accesso e controllo della forza lavoro alla luce delle nuove disposizioni, in ottica Green Pass, ma non avranno molto tempo per interrogarsi sulla questione mascherine.

Come indica la foto di copertina, in ogni caso, credo che alcune misure di sicurezza (il lavarsi le mani prima di tutto!) resteranno ancora per un po’: vediamo però gli aspetti più concreti e qualche indicazione operativa della prima – e quasi ultima – ora.

Addio Green Pass

Non è stato prorogato il requisito relativo alla necessità di Green Pass per l’accesso ai luoghi di lavoro privati: pertanto, dal 1 maggio (domenica) – e quindi soprattutto da lunedì prossimo, 2 maggio, per chi non ha “turni” o aziende aperte la domenica – non sarà più necessario (nè consentito, a rigore) limitare l’accesso ai soli dipendenti che ne sono in possesso.

Attenzione: non imporre la necessità significa di fatto vietare il controllo della “Certificazione verde” ai lavoratori.

Si possono quindi archiviare e/o accantonare:

  • la procedura operativa relativa a tali aspetti (conservandone una copia per ogni futura eventuale necessità)
  • le informative privacy redatte come esposte in precedenza
  • i totem, le postazioni di verifica e la cartellonistica che riguardava l’accesso vincolato al luogo di lavoro.

Andranno quindi rimosse e/o disattivate le misure di controllo predisposte, con cancellazione degli eventuali dati conservati.

E le mascherine al chiuso?

Quanto alle mascherine, l’ordinanza firmata dal Ministero della Salute (disponibile qui) unicamente raccomanda l’utilizzo continuo (almeno sino al 15 giugno prossimo) ma non lo rende obbligatorio.

L’interpretazione maggiormente conservativa – come pubblicata da molti degli organi di stampa che ho avuto modo di consultare in questo frenetico venerdì – ritiene che restino in vigore gli accordi tra le parti sociali che consigliano l’uso continuato negli spazi al chiuso, anche in considerazione della normativa di salute e sicurezza sul lavoro di cui al D. Lgs. 81/08.

In proposito, una nota di Confindustria già menzionata nel precedente articolo (qui) lo riteneva un atto quasi dovuto, per evitare focolai incontrollati da questo momento e sino all’estate, quando speriamo anche i numeri di contagi e decessi inizieranno a calare, insieme ai bollettini giornalieri.

Cosa fare?

Al di là di archiviare il lavoro che negli ultimi due anni è stato fatto (di corsa, faticosamente, navigando tra norme scritte in fretta e all’ultimo, in modo contorto – ma per carità, sull’onda di un’emergenza mai vista prima) resta importante informare tutto il personale.

Si suggerisce prima di tutto, per entrambi i temi (Green pass e mascherine) di fare una breve comunicazione a tutto il personale, e in particolare a coloro che sono autorizzati al controllo, al fine di tenerli informati delle nuove disposizioni.

In un secondo momento, ma neanche troppo in là, bisognerà capire se ci sono dati personali conservati negli archivi aziendali, e prepararsi a cancellarli in ossequio al principio di conservazione limitata (data retention).

In proposito, sarebbe auspicabile ricevere indicazioni dall’Autorità Garante per confermare quanto la legge, ad oggi, lascia ipotizzare.

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Photo by Kelly Sikkema on Unsplash

Novità in materia di Green Pass e gestione dell’emergenza Covid-19

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Con la pubblicazione del Decreto Legge 24 marzo 2022, n. 24 il Governo italiano ha nuovamente modificato – questa volta in senso permissivo – la regolamentazione dell’uso e controllo del c.d. “Green Pass”, ossia la certificazione verde Covid-19 di cui abbiamo già riportato nei nostri precedenti articoli, all’introduzione qui ed in seguito qui.

Cosa cambia

Anche se la curva dei contagi non accenna a scendere, è stata decretata la fine dello “Stato di Emergenza” deliberato nel 2020 all’inizio della epidemia pandemica.

Con questa impostazione, vanno necessariamente a decadere una serie di restrizioni alla libertà di circolazione, interazione e comportamento poste a carico della collettività, tra cui appunto l’impiego del Green Pass in ambito – per quel che qui conta – lavorativo e aziendale.

Il Decreto fissa una sorta di percorso di “normalizzazione”, tant’è che i titoli degli artt. 6 e 7 sull’utilizzo del Green Pass base e rafforzato recano appunto la dicitura “Graduale eliminazione (…)”.

Un primo tema, riguardo l’accesso ai luoghi di lavoro, è regolato proprio dai menzionati articoli, laddove – pur estendendo di fatto lo Stato di Emergenza al 30 aprile, anche se non espressamente – si passerà dal 1 aprile all’utilizzo della versione base, per poi dal 1 maggio eliminare completamente la necessità di controllo ed esibizione della certificazione verde.

In proposito, resta comunque l’obbligo vaccinale per gli over 50, anche se non sarà più un pre-requisito per l’accesso in azienda, rimanendo unicamente sanzionabile in caso di controllo delle forze dell’ordine.

Un altro punto focale è l’uso delle mascherine sul luogo di lavoro, che parrebbe – a quanto si legge dal dettato normativo – prolungato solo sino al 30 aprile 2022.

E dopo? Molti si interrogano già da tempo sul bilanciamento tra garanzia di sicurezza e salute del personale in azienda, tra i compiti posti a carico del Datore di Lavoro ai sensi del D. Lgs. 81/2008, e libertà personale.

Una risposta certa, ad oggi – ma lo abbiamo ormai imparato – non c’è, e pare non arriverà prima degli ultimi giorni del mese di aprile, quando dobbiamo aspettarci una circolare o altro testo integrativo della situazione attualmente disegnata da questo Decreto Legge.

Tuttavia, una nota di Confindustria recentemente circolata propende, come diverse voci autorevoli nel settore, per una certa prudenza nell’abbandono delle mascherine in ambito lavorativo, anche alla luce dei contagi che non accennano a calare.

Piccola nota conclusiva in materia di trattamento di dati personali, con l’art. 13 che prevede il prolungamento dell’uso delle informazioni raccolte durante il periodo pandemico da parte del Ministero della salute di concerto con l’Istituto Superiore di Sanità, ai fini di monitoraggio della situazione, fissando altresì per legge l’esatta base giuridica da applicarsi (art. 9(2) lett. i) e j) del GDPR) e le modalità di condivisione dei dati con soggetti terzi per fini di elaborazione, ai sensi dell’art. 28 GDPR (nomina a responsabile).

Cosa fare in azienda

Di fondamentale importanza è passare, dal 1 aprile, alla verifica “base” del Green Pass per tutti.

In tal senso, ci si augura che sia l’app VerificaC19 che il portale INPS GreenPass50+ vengano prontamente aggiornati, eliminando rispettivamente la modalità di verifica chiamata “LAVORO” e le specifiche relative agli over-50 ove non vaccinati o guariti.

In ogni caso, sia le app locali che gli eventuali totem o verificatori all’accesso dovranno essere aggiornati e impostati correttamente: permane ancora la necessità di esporre e tenere a disposizione di tutti le informative privacy predisposte, nonché l’ulteriore documentazione – tra cui il protocollo di sicurezza – al fine di mantenere ancora ben ordinate le verifiche, almeno sino a tutto il 30 aprile 2022.

In seguito, si vedrà, come siamo ormai ben abituati a fare. Speriamo, solo, che tutto vada per il meglio e le restrizioni finalmente vengano eliminate in ragione di un effettivo calo dei contagi.

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Aggiornamenti in materia di “Green Pass” sui luoghi di lavoro

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*articolo ora aggiornato, qui*

Da domani 15 febbraio 2022 entra in vigore l’obbligo, per i soggetti oltre i 50 anni di età (compiuti o da compiersi entro il 15 giugno), di accedere ai luoghi di lavoro dotati di vaccinazione per Covid-19 – per cui la relativa imposizione è divenuta effettiva lo scorso 1 febbraio in forza dell’art. 4-quinquies D.L. 44/2021 (come introdotto dall’art. 1 D.L. 1/2022).

Conseguenze operative

Sarà ora necessario, per i soggetti con data di nascita anteriore al 16 giugno 1972, esibire il c.d. “Green pass rafforzato” all’accesso in sede, da verificarsi sempre tramite utilizzo della App “Verifica C19” e/o altri sistemi automatizzati, se presenti.

Solo e soltanto in sede di controllo dei soggetti interessati, pertanto, sarà necessario utilizzare la modalità “rafforzata” della verifica all’interno della App, in quanto per tutti gli altri lavoratori restano valide le precedenti modalità di verifica “base”, quindi anche da tampone antigenico o molecolare.

In proposito, va notato che l’app Verifica C19 riporta ora la modalità “LAVORO”, come precisato dal Ministero della Salute (QUI), con cui effettuare automaticamente la selezione corretta del tipo di Green Pass da verificare. Non è quindi necessario verificare la data di nascita del soggetto esaminato: il colore verde conferma la validità del Green Pass in azienda.

In caso di mancanza della certificazione verde di tipo adeguato restano altresì valide le medesime conseguenze di cui al protocollo oggi vigente, e pertanto l’assenza “ingiustificata” senza conseguenze disciplinari e con diritto alla conservazione del rapporto di lavoro fino alla presentazione di adeguata certificazione, sino a tutto il 15 giugno 2022. Anche le sanzioni in caso di mancato possesso a seguito di controlli restano le medesime.

Come e su cosa intervenire

In primo luogo è necessario procedere ad informare i soggetti verificatori di tale variazione delle impostazioni della App che utilizzano regolarmente, precisando altresì che, in caso di dubbio sull’età effettiva della persona verificata, è sufficiente esaminare l’esito della verifica e richiedere – se necessario – un documento di identità al soggetto verificato.

Anche il procotollo interno avrà necessità di un minimo aggiornamento, anche laddove riporti i riferimenti di legge che sono variati.

Nessuna modifica particolare, invece, pare necessaria per l’informativa relativa alla verifica del Green Pass, qualora essa non sia così approfondita da chiarire il livello di certificazione verde richiesta all’ingresso delle sedi aziendali: diversamente, anche qui i nuovi riferimenti di legge saranno da indicarsi puntualmente.

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Raccolta di spunti in materia Green Pass (14 ottobre 2021)

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*articolo ora aggiornato, qui*

Riassumo qui i ragionamenti svolti nelle ultime ore, e pubblicati rapidamente su LinkedIn – oltre che inviati ai poveri clienti che navigano a vista, e che ringrazio sempre per la pazienza dimostrata in queste giornate turbolente!

Riporto qui la personale linea guida seguita: buonsenso, conoscenza delle norme (almeno, per come sono scritte), e interpretazione secondo l’obiettivo che ciascuna regola mira a raggiungere. Se non serve per tale scopo, una attività è superflua e inutile.

Checklist del 14/10 (pomeriggio)

Devo aver completato (e firmato o reso comunque ufficiale!) il mio protocollo utile sia sul fronte requisiti dell’art. 9-septies DL 52/2021 che per gestire gli aspetti privacy (non pochi). Uno fra tanti, tutto il flusso di comunicazione in caso di verifiche negative (tra verificatore, direzione, HR, consulente del lavoro per le paghe, referenti di funzione che gestiranno le assenze, e altri).

Devo aver dato le istruzioni ai “verificatori” che da domani inizieranno le attività di controllo, come organizzate su carta all’interno del protocollo: mi sono anche accertato che gli sia tutto chiaro, e che i loro nomi siano inseriti in una lista che potrei dover fornire all’autorità che viene a controllarmi.

Ho messo a disposizione di tutti i verificatori la informativa privacy in merito al trattamento dei dati (possibilmente, un documento snello – si può fare su una facciata: sono poche le informazioni essenziali, dato che ad es. ai dipendenti ho già fornito una precedente informativa generale!)

Se mi voglio sentire sicuro, ho previsto un verbalino da far compilare ai verificatori con dati SOLO STATISTICI sui controlli svolti: niente dati personali (tranne il loro nome e firma..)

Ho infine nominato e istruito i miei fornitori a supporto per gli specifici trattamenti previsti (consulente del lavoro per le paghe, vigilanza, altri)

Sono a posto? Forse.

Se non l’ho già fatto, potrei mandare una mail a tutti, lavoratori consulenti e fornitori, per ricordargli che domani entra in vigore l’obbligo? Si, per trasparenza (soprattutto verso i lavoratori), ma state certi che ciascun fornitore ne avrà ricevute molte, e sarà informato di sicuro della cosa.

Le fonti sono i Decreti Legge (ancora da convertire), i DPCM come da ultimo aggiornati (e non ancora interamente pubblicati), le FAQ del Governo (non ancora fonte di legge, almeno per ora!) e le posizioni espresse dall’Autorità Garante.

Spunti di mercoledì 13/10

A poche ore dall’entrata in vigore della obbligatorietà del possesso della certificazione verde Covid-19 per l’accesso ai luoghi di lavoro, arrivano gli ultimi aggiornamenti (e qualche cantonata, a cui siamo tutti esposti in questo periodo convulso)

FAQ del Governo, in cui si legge che “il datore di lavoro deve (…) effettuare una segnalazione alla Prefettura ai fini dell’applicazione della sanzione amministrativa” in caso di verifica di un lavoratore sprovvisto del Green Pass. In che modo? E poi, sempre o solo se il lavoratore è entrato (e non se lo si respinge all’ingresso)? Non è chiaro, nè chiarito. Ma si “colora” l’art. 9-septies ultimo comma di una lettura che prima veniva considerata esclusa (quella del “soggetto incaricato dell’accertamento” individuato – inizialmente – solo nella forza pubblica).

Il Garante Privacy a approvato lo schema di DPCM di aggiornamento dell’uso di VerificaC19 e app complementari: SI ai totem e altri meccanismi automatizzati, nel rispetto del GDPR, SI alla piattaforma unica per la verifica massiva ma sempre con determinate cautele e con minimizzazione dei dati trattati. Nuovamente un chiaro NO alla conservazione dei dati estratti dalla verifica del Green Pass, per “schedature” del personale.

Confindustria ha pubblicato diverse (interessanti) note di aggiornamento e modelli, che hanno però creato una certa confusione, insieme a qualche passaggio di un articolo del Sole24ore. Chiariamoci: NO alla conservazione dei dati personali dei verificati, SOLO annotazione di eventuali situazioni di assenza del Green Pass per la finalità – esclusivamente – di gestione delle conseguenze lavoristiche e organizzative. Quindi i diversi “verbali” circolati come modelli vanno depurati delle colonne relative ai dati personali (la finalità di questi report è, in effetti, solo quella di comprovare la consistenza delle verifiche, se svolte a campione).

Controlli in azienda e Green Pass: novità del 21 settembre 2021

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Tenuto conto della novità di ieri – ancora in via di esatta definizione – riguardo alla obbligatorietà di possesso del Green Pass per accedere ai luoghi di lavoro in ambito privato, ho ritenuto utile cominciare a proporre alcuni appunti sul Decreto Legge appena approvato, corredati da spunti operativi dedicati ai naviganti (le aziende). Tutto questo, alla data del 22 settembre 2021, ore 15:30 (caveat per i posteri).

La situazione attuale

E’ stato approvato oggi (21 settembre) il Decreto Legge n. 127/2021 (QUI in Gazzetta Ufficiale), con cui il Governo interviene in via d’urgenza – come siamo ormai abituati a vedere – sulla gestione della pandemia da Covid-19 tutt’ora in atto.

Con l’art. 3 del Decreto Legge si forniscono le disposizioni in “ambito lavorativo privato”: in sostanza, e prima di tutto, per le aziende, gli studi professionali, le ONLUS e tutti gli ambiti “non pubblici” e/o giudiziari (su cui invece rilevano gli artt. 1 e 2).

Giova ricordare che il Decreto Legge dovrà essere convertito in legge entro 60 giorni dalla sua pubblicazione, da parte del Parlamento, con eventuali modifiche.

La norma chiave sarà quindi, salvo modificazioni, l’art. 9-septies del D. L. 52/2021.

Principali tematiche aperte

Primo punto è, ovviamente, la data fatidica di “obbligo” della verifica del Green Pass: il 15 ottobre 2021. Va anche precisato che, al momento – e non poteva essere diversamente – l’obbligo resterà valido fino a tutto il 31 dicembre 2021, termine previsto dello stato di emergenza. Si dubita, naturalmente, che al 1 gennaio 2022 tutto ciò venga meno, in quanto (purtroppo) la situazione pandemica appare ben lontana dall’essere conclusa.

Ruota tutto intorno alla verifica, posta in capo ai datori di lavoro (comma IV), del rispetto dell’obbligo di possedere la “certificazione verde” (o Green Pass) attribuita a chiunque presti lavoro nel settore privato.

Il Decreto prevede:

  • la definizione delle “modalità operative” di verifica del Green Pass (istruzioni ai verificatori, procedure esatte),
  • la sua verifica “anche a campione”,
  • i luoghi di verifica (“prioritariamente, ove possibile, … al momento dell’accesso ai luoghi di lavoro”),
  • le sanzioni – sia per il lavoratore sprovvisto che per il datore che non controlla adeguatamente – in caso di mancato rispetto della normativa in vigore.

Tutto ciò oltre, naturalmente, al rispetto della protezione dei dati personali, su cui sia il legislatore che il Garante si sono già soffermati, e su cui probabilmente torneranno con l’emanazione di un DPCM (il Governo) e di linee guida (l’Autorità), ci si augura non a ridosso del 15 ottobre prossimo.

Si crea allora un quadro sempre più complesso e articolato, rispetto alla ultime news a cui ci siamo rapidamente abituati (QUI alcuni spunti pubblicati nei giorni scorsi).

Azioni operative in vista del 15 ottobre

La formulazione della norma appare il risultato – evidente – di una mediazione, che si è svolta tra diverse sensibilità e potrebbe anche non essere del tutto terminata.

Si lascia infatti al datore di lavoro una certa discrezionalità – utile e pericolosa insieme – su come predisporre i controlli e gestire il flusso di informazioni e dati personali.

La flessibilità è utile, perché in aziende di ampie dimensioni e/o suddivise in diversi luoghi (ad esempio, di produzione) sarà possibile fare verifiche “a campione”, ovvero non puntuali e stressanti ogni giorno, ma predisporre un piano di controlli sensato e adatto alle esigenze.

Una prima proposta di lavoro, ad esempio, potrebbe esser quella di verificare una prima volta tutti i lavoratori, il 15 ottobre, e poi disporre controlli a campione, non potendo sapere quali Green Pass fossero “da vaccinazione” e quali “da tampone” (l’app VerificaC19 non dà informazioni in merito, e non è permesso chiedere dati ulteriori).

Vero è che con i controlli a campione potrebbero sfuggire situazioni di assenza del Green Pass, anche per più giorni consecutivi: e allora, se non in base alla sanzione del Decreto Legge, il rischio per il datore di lavoro – e l’RSPP – sarebbe configurabile certamente in tema D. Lgs. 81/2008, ovvero lato sicurezza sul lavoro. Un bilanciamento di esigenze sarà probabilmente da studiare, caso per caso, escludendo soluzioni “standard”.

Stessa flessibilità viene concessa anche per il luogo di effettuazione delle verifiche: “prioritariamente, ove possibile” al momento dell’accesso ai luoghi di lavoro. Ciò significa che ben potrebbe il datore di lavoro gestire la verifica (sempre a campione, in teoria) anche all’interno dello stabilimento, qualora non vi siano altre possibilità o esse siano particolarmente gravose – anche considerando che andiamo incontro al periodo invernale. Come potrebbe essere sensato creare lunghe file all’esterno di un capannone industriale, magari al freddo, tenendo decine o centinaia di lavoratori per diversi minuti fermi, mentre il personale verifica tramite l’App ufficiale i Green Pass?

Va infatti ricordato, per chiudere le considerazioni pratiche, che non è consentito alcun trattamento di dati ulteriore, rispetto all’uso “manuale” della App ufficiale.

Non sono previsti totem o altri sistemi di memorizzazione, né raccolta su file excel o database di informazioni inerenti il Green Pass (“valido”/”non valido” si è visto in ambito scolastico, solo tramite piattaforma validata dal Garante, e solo con accesso limitato a pochi soggetti ben determinati).

In ultimo, va ricordato anche che la norma di cui all’art. 9-septies impone la verifica non solo verso i propri dipendenti, ma anche sui collaboratori esterni, fornitori e consulenti che accedono ai locali aziendali – in collaborazione con il datore di lavoro di questi ultimi, se presente.

In sostanza, le cautele dovranno essere molte, e ben strutturate.

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