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Novità in materia Smart Working: il 31 agosto (al momento) è la data.

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Il prossimo 31 agosto la versione “emergenziale” dello smart working cesserà.

Con la fine del periodo emergenziale tramonterà anche il periodo “di favore” concesso alle aziende private allo scopo di fornire un accesso allo smart working – o, abbandonando ogni inglesismo, al cd. “lavoro agile” – semplificato dal punto di vista procedurale.

Nel corso degli ultimi due anni, infatti, l’accesso a tale modalità di lavoro è avvenuta attraverso un iter estremamente celere e scorrevole, rivelandosi sufficiente l’invio al Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali di apposito modulo contenente l’elencazione di tutti i lavoratori dell’azienda coinvolti nel passaggio di modalità.

Quindi, dal 1° settembre 2022 toneranno in vigore le regole dettate dalla legge n. 81/2017, integrate da quanto in ultimo stabilito dal “Protocollo nazionale sul lavoro in lavoro agile” del 7 dicembre 2021.

Già lo scorso marzo eravamo intervenuti sul tema con l’approfondimento “Lo smart working: nuova normalità”.

Tuttavia, alla luce dell’imminente cambio di normativa, ci sembra opportuno rispolverarne i passaggi fondamentali.

Nell’ultimo paragrafo, invece, trovate le attività concrete e operative da effettuare prima del 31 agosto, al fine di continuare ad accedere al “lavoro agile” correttamente.

Legge 81/2017

La legge 22 maggio 2017, n. 81 reca – al capo II e con l’obiettivo di bilanciare le esigenze private e professionali del lavoratore – disposizioni in materia di lavoro agile, per tale intendendosi una modalità di lavoro flessibile, caratterizzata dall’assenza di particolari vincoli in termini di luogo e di orari di lavoro. 

Rispetto alla procedura semplificata di matrice emergenziale, la legge sul lavoro agile risulta sicuramente più rigida e vincolante: la comunicazione complessiva dei nominativi sarà soppiantata dalla sottoscrizione di un accordo individuale con ciascuno dei lavoratori coinvolti.

Vincoli vengono poi imposti al datore di lavoro anche per quanto riguarda il contenuto di tale accordo.

Dovrà infatti figurare nel testo:

  • la previsione di tempi di riposo del lavoratore e diritto alla sua disconnessione (art. 19);
  • la previsione del diritto recesso dall’accordo (art. 19, secondo comma);
  •  una garanzia di un trattamento economico e normativo non inferiore a quello applicato ai colleghi che eseguono le mansioni in modalità ordinaria (art. 20);
  • la disciplina poteri di controllo del datore di lavoro ex art.4 Statuto dei lavoratori (art.21).

Il datore di lavoro, inoltre, deve inoltre fornire al lavoratore agile una informativa scritta per la sicurezza, una tutela contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali per rischi connessi alla prestazione lavorativa resa all’esterno dell’azienda, nonché una tutela contro gli infortuni sul lavoro occorsi durante il normale percorso di andata e ritorno dal luogo di abitazione a quello prescelto.

Protocollo Nazionale sul Lavoro Agile

Ad integrare la normativa è intervenuto, lo scorso 7 dicembre, il Protocollo nazionale sul lavoro agile, dettando regole e vincoli ulteriori.

Innanzitutto, vengono individuate informazioni aggiuntive da inserire nell’accordo di cui alla legge n.81/2017. Tra queste figurano, tra le altre, la durata dell’accordo e i luoghi eventualmente esclusi ai fini della prestazione lavorativa, l’alternanza con periodi di lavoro in sede e gli strumenti di lavoro, nonché i tempi di riposo e le forme di esercizio dei diritti sindacali.

Ribadisce inoltre gli elementi caratterizzanti il lavoro agile:

  • l’assenza di un preciso orario di lavoro (art.3);
  • il rispetto della normativa relativa alla protezione dei dati personali (art.12);
  • la libertà del lavoratore di scegliere il luogo in cui svolgere la prestazione lavorativa (art.4);
  • la fornitura, di regola, da parte del datore di lavoro di tutta la strumentazione tecnologica e informatica necessaria allo svolgimento della prestazione lavorativa (art.5);

Suggerimenti operativi

Per un passaggio lineare allo smart working – o per un suo mantenimento, laddove sia attualmente attivo –, un primo aspetto da tenere ben in conto attiene alla comunicazione: è difatti importantissimo avvisare i lavoratori di tale possibilità, preferibilmente attraverso l’organizzazione di incontri di approfondimento, finalizzati anche a comprendere, tra le altre cose, le preferenze e le disponibilità per quanto riguarda la il numero di giornate lavorative da destinarsi all’una o all’altra modalità di lavoro.

Allo stesso modo, particolare attenzione va riservata alla gestione della contrattazione individuale. Ogni lavoratore è difatti portatore di esigenze e desideri diversi, che diversamente impattano sulla buona riuscita del progetto.

Dovranno pertanto essere attentamente analizzati i bisogni di ciascun lavoratore, in modo tale da garantire che l’obiettivo fissato dal Legislatore – bilanciamento vita privata/lavoro, ma anche incremento della produttività – venga efficacemente raggiunto.

Alla luce di quanto detto, appare evidente che gli aspetti da tenere in conto sono numerosi e diversi, che non si limitano al solo ambito della normativa lavoristica ma ricomprendono anche aspetti privacy e sicurezza sul lavoro.

Al di là dei singoli accordi individuali, è consigliato – anzi, quasi necessario – stilare un regolamento interno che riporti le logiche aziendali poste alla base dell’organizzazione dello smart working nonché predisporre e/o revisionare il regolamento d’uso degli strumenti aziendali e il codice disciplinare.

Per questa ragione, il suggerimento è quello di coinvolgere, sempre e sin dall’inizio, tutti i consulenti e i referenti aziendali di volta in volta interessati dall’innovazione o cambiamento, in modo tale staccarsi sempre più dal concetto di “emergenza”, rendendo sempre più “normale” il ricorso a questa forma agile di lavoro.

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Immagine di copertina di Austin Distel grazie a Unsplash

Lo Smart Working: nuova normalità

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Il prossimo 31 marzo, salvo novità dell’ultima ora, terminerà lo “stato di emergenza” in vigore sin dall’inizio dell’epidemia Covid-19 (marzo 2020), che ha consentito – tra le altre cose – di svolgere le mansioni lavorative di milioni di persone “da remoto” e/o con modalità “agili”, senza tuttavia dover sottostare ai requisiti fissati dalla legge in materia (l. n. 81/2017, QUI un link diretto a Normattiva).

Dal 1 aprile 2022, pertanto, le aziende che intendono continuare a consentire lo svolgimento del lavoro da remoto dovranno implementare una delle opzioni concesse dalla normativa speciale, e pertanto implementare in alternativa (i) il c.d. “Lavoro Agile” (o smart working) o (ii) il c.d. “telelavoro”, di cui alla risalente normativa in materia.

In mancanza di accordo individuale – firmato dal lavoratore e relativo protocollo – redatto dall’azienda – e/o di altri strumenti normativi (es. telelavoro) non sarà più consentito il lavoro da remoto.

Concentriamoci allora su quali aspetti fondamentali deve valutare l’azienda e, in seguito, quali documenti deve predisporre, anche alla luce del Protocollo stipulato dalle parti sociali in data 7 dicembre 2021 (reperibile QUI).

Gli aspetti da valutare

Un primo tema, fondamentale, è l’organizzazione aziendale: in questa nostra “nuova normalità” non si può trascurare il fatto che le persone si siano ormai abituate a lavorare (anche) da remoto, in movimento, altrove. Al contempo, le esigenze – della struttura, dei clienti, ecc. – sono di fondamentale importanza per la riuscita del progetto.

Tale valutazione ha impatti, ad esempio, riguardo alla “finestra” giornaliera di esecuzione della prestazione (es. fascia oraria 8-19, nella quale svolgere le 8 ore).

Un altro tema fondamentale riguarda la c.d. “security” tecnologica delle informazioni: è posto in capo al datore di lavoro, anche dall’ultimo Protocollo stipulato tra le parti sociali (dicembre 2021), di garantire strumenti adeguati sia alla corretta resa della prestazione, che alla riservatezza e tutela delle informazioni aziendali.

Allo stesso modo non può mancare anche una riflessione in materia privacy, riguardante i dati personali dei lavoratori, quanto al loro trattamento ed alle possibili caratteristiche dei sistemi implementati in ottica di c.d. “controllo da remoto”.

Infine, fissate tutte le linee guida generali, è assolutamente opportuno effettuare un ragionamento di “flessibilità” sia sulle variazioni a livello individuale (es. meno giornate, diminuzione su richiesta, ecc.) che di tipo “organizzativo” (es. richiamo in sede per necessità imposte dall’attività svolta e/o da uno specifico cliente).

I documenti da predisporre

I requisiti di legge prevedono, in primo luogo, la stipula di un accordo individuale tra azienda e lavoratore, che contenga le indicazioni fondamentali del nuovo assetto del rapporto di lavoro e del suo svolgimento, tra cui:

  • giornate di lavoro agile assegnate (meglio se per “unità organizzative”);
  • finestra oraria giornaliera di esecuzione della prestazione;
  • le modalità di eventuale allontamento (durante la prestazione) e interruzione o disconnessione (al termine della prestazione);
  • strumenti forniti per la prestazione (con particolare attenzione agli aspetti di security);
  • la durata e le modalità di recesso da parte di ciascun attore coinvolto.

Al di là dell’accordo, è consigliato – quasi necessario – stilare anche un regolamento interno che riporti le logiche aziendali poste alla base dell’organizzazione “smart”.

Accanto agli aspetti strettamente inerenti il lavoro agile, inoltre, la funzione RSPP è opportuno che condivida una informativa in materia di salute e sicurezza sul lavoro inerente le tematiche di operatività da casa, postazione di lavoro, infortuni in itinere ed altro.

In aggiunta, si suggerisce la predisposizione e/o revisione di un regolamento dell’uso degli strumenti aziendali e del codice disciplinare per riscontrare le novità operative introdotte dall’assetto organizzativo aggiornato.

Suggerimenti operativi

Un primo aspetto che ha impatto sulla ricezione, da parte dei dipendenti, di un progetto di smart working è la comunicazione: è importante avvisare i lavoratori che il progetto è in sviluppo, fissando incontri di approfondimento o raccogliendo informazioni tramite survey per capire – tra le tante cose – se ad esempio le persone preferiscono 3, 4 o 5 giorni di lavoro agile rispetto a quello in azienda.

Allo stesso modo, va gestita con grande attenzione la contrattazione individuale, con cui si arriva alla firma dell’accordo con il singolo lavoratore: ciascuna persona può avere esigenze o desideri diversi (tra i tanti, una abitazione personale non adeguata o, invece, delle esigenze familiari particolari) che hanno grandi impatti sulla riuscita del progetto.

Gli aspetti normativi sono infine numerosi, e derivano non solo dalla normativa strettamente in materia di smart working, ma anche – ad esempio – in ambito privacy e sicurezza sul lavoro: per questa ragione è sempre opportuno coinvolgere, sin dall’inizio, tutti i consulenti e referenti aziendali interessati dall’ambito di innovazione e variazione derivante dal lavoro agile, per rendere questa “nuova normalità” sempre più una quotidianità ordinaria e conforme alla normativa non emergenziale.

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Photo by Kevin Bhagat on Unsplash