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Il prossimo 31 marzo, salvo novità dell’ultima ora, terminerà lo “stato di emergenza” in vigore sin dall’inizio dell’epidemia Covid-19 (marzo 2020), che ha consentito – tra le altre cose – di svolgere le mansioni lavorative di milioni di persone “da remoto” e/o con modalità “agili”, senza tuttavia dover sottostare ai requisiti fissati dalla legge in materia (l. n. 81/2017, QUI un link diretto a Normattiva).

Dal 1 aprile 2022, pertanto, le aziende che intendono continuare a consentire lo svolgimento del lavoro da remoto dovranno implementare una delle opzioni concesse dalla normativa speciale, e pertanto implementare in alternativa (i) il c.d. “Lavoro Agile” (o smart working) o (ii) il c.d. “telelavoro”, di cui alla risalente normativa in materia.

In mancanza di accordo individuale – firmato dal lavoratore e relativo protocollo – redatto dall’azienda – e/o di altri strumenti normativi (es. telelavoro) non sarà più consentito il lavoro da remoto.

Concentriamoci allora su quali aspetti fondamentali deve valutare l’azienda e, in seguito, quali documenti deve predisporre, anche alla luce del Protocollo stipulato dalle parti sociali in data 7 dicembre 2021 (reperibile QUI).

Gli aspetti da valutare

Un primo tema, fondamentale, è l’organizzazione aziendale: in questa nostra “nuova normalità” non si può trascurare il fatto che le persone si siano ormai abituate a lavorare (anche) da remoto, in movimento, altrove. Al contempo, le esigenze – della struttura, dei clienti, ecc. – sono di fondamentale importanza per la riuscita del progetto.

Tale valutazione ha impatti, ad esempio, riguardo alla “finestra” giornaliera di esecuzione della prestazione (es. fascia oraria 8-19, nella quale svolgere le 8 ore).

Un altro tema fondamentale riguarda la c.d. “security” tecnologica delle informazioni: è posto in capo al datore di lavoro, anche dall’ultimo Protocollo stipulato tra le parti sociali (dicembre 2021), di garantire strumenti adeguati sia alla corretta resa della prestazione, che alla riservatezza e tutela delle informazioni aziendali.

Allo stesso modo non può mancare anche una riflessione in materia privacy, riguardante i dati personali dei lavoratori, quanto al loro trattamento ed alle possibili caratteristiche dei sistemi implementati in ottica di c.d. “controllo da remoto”.

Infine, fissate tutte le linee guida generali, è assolutamente opportuno effettuare un ragionamento di “flessibilità” sia sulle variazioni a livello individuale (es. meno giornate, diminuzione su richiesta, ecc.) che di tipo “organizzativo” (es. richiamo in sede per necessità imposte dall’attività svolta e/o da uno specifico cliente).

I documenti da predisporre

I requisiti di legge prevedono, in primo luogo, la stipula di un accordo individuale tra azienda e lavoratore, che contenga le indicazioni fondamentali del nuovo assetto del rapporto di lavoro e del suo svolgimento, tra cui:

• giornate di lavoro agile assegnate (meglio se per “unità organizzative”);
• finestra oraria giornaliera di esecuzione della prestazione;
• le modalità di eventuale allontamento (durante la prestazione) e interruzione o disconnessione (al termine della prestazione);
• strumenti forniti per la prestazione (con particolare attenzione agli aspetti di security);
• la durata e le modalità di recesso da parte di ciascun attore coinvolto.

Al di là dell’accordo, è consigliato – quasi necessario – stilare anche un regolamento interno che riporti le logiche aziendali poste alla base dell’organizzazione “smart”.

Accanto agli aspetti strettamente inerenti il lavoro agile, inoltre, la funzione RSPP è opportuno che condivida una informativa in materia di salute e sicurezza sul lavoro inerente le tematiche di operatività da casa, postazione di lavoro, infortuni in itinere ed altro.

In aggiunta, si suggerisce la predisposizione e/o revisione di un regolamento dell’uso degli strumenti aziendali e del codice disciplinare per riscontrare le novità operative introdotte dall’assetto organizzativo aggiornato.

Suggerimenti operativi

Un primo aspetto che ha impatto sulla ricezione, da parte dei dipendenti, di un progetto di smart working è la comunicazione: è importante avvisare i lavoratori che il progetto è in sviluppo, fissando incontri di approfondimento o raccogliendo informazioni tramite survey per capire – tra le tante cose – se ad esempio le persone preferiscono 3, 4 o 5 giorni di lavoro agile rispetto a quello in azienda.

Allo stesso modo, va gestita con grande attenzione la contrattazione individuale, con cui si arriva alla firma dell’accordo con il singolo lavoratore: ciascuna persona può avere esigenze o desideri diversi (tra i tanti, una abitazione personale non adeguata o, invece, delle esigenze familiari particolari) che hanno grandi impatti sulla riuscita del progetto.

Gli aspetti normativi sono infine numerosi, e derivano non solo dalla normativa strettamente in materia di smart working, ma anche – ad esempio – in ambito privacy e sicurezza sul lavoro: per questa ragione è sempre opportuno coinvolgere, sin dall’inizio, tutti i consulenti e referenti aziendali interessati dall’ambito di innovazione e variazione derivante dal lavoro agile, per rendere questa “nuova normalità” sempre più una quotidianità ordinaria e conforme alla normativa non emergenziale.

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Photo by Kevin Bhagat on Unsplash