Comunicazioni commerciali: la “spazzatura” che incombe sugli utenti

Nel migliore dei casi, ciascuno di noi perde quotidianamente un po’ di tempo a eliminare le e-mail di troppo, mentre la casella si appesantisce di qualche Megabyte in più. Più spesso, si rischia addirittura di perdere messaggi importanti in mezzo a centinaia di comunicazioni commerciali, o – nei casi peggiori – si ricevono malware o messaggi dannosi, che possono provocare seri danni.

Come difendersi da queste situazioni? Come riconoscerle? Cosa fare? Di seguito trovate alcune domande “classiche” sul tema dello spam, corredate da brevi risposte operative pensate per agevolare la propria tutela e – se siete un’azienda – evitare di incorrere in spinose questioni privacy.

Da dove viene la parola “spam”?

La parola “Spam” nasce come l’abbreviazione di “Spiced ham” e proviene da un marchio di carne in scatola che veniva prodotto dall’azienda americana Hormel Foods Corp nella prima metà del Novecento. Quella carne costituì una delle uniche fonti di cibo nutriente in Inghilterra durante la Seconda guerra mondiale; così, facendo leva sulla diffusione enorme del prodotto, nel dicembre del 1970, la BBC trasmise un episodio di una nota serie televisiva ambientato in un ristorante in cui il menù si componeva interamente di pietanze a base di “spam”, la famosa carne in scatola.

Cos’è lo spam oggi?

L’invio di comunicazioni promozionali e di materiale pubblicitario senza il consenso dei destinatari è usualmente definito “Spam”, ed avviene tramite l’invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o il compimento di ricerche di mercato o, ancora, tramite attività di generica comunicazione commerciale. Non è necessario, solitamente, un invio massiccio né simultaneo di comunicazioni a una pluralità di indirizzi o numeri di telefono per configurare un caso di “Spam”: queste modalità rilevano, eventualmente, per qualificare la condotta come sistematica e determinare di conseguenza le eventuali sanzioni nel caso in cui le norme di legge non siano rispettate.

Con che mezzi possono essere raggiunti gli utenti?

Le modalità più frequenti di Spam sono l’invio di fax, sms, e-mail e telefonate. È possibile che i dati personali siano tratti da registri pubblici, elenchi, siti web, per cui si configura un comportamento tendenzialmente illecito come ha più volte ribadito il Garante italiano, ad esempio con questo provvedimento). Non è lecito nemmeno utilizzare per inviare e-mail promozionali gli indirizzi PEC contenuti nell’indice nazionale istituito per favore la presentazione di istanze e lo scambio di informazioni con la Pubblica Amministrazione, perché tutti questi trattamenti avvengono senza il consenso degli interessati, come chiarito espressamente dalle Linee Guida (ormai risalenti) del 2013.

È stato di recente ribadito che non è neppure possibile contattare l’utente telefonicamente, chiedendo subito il consenso a ricevere comunicazioni promozionali: le modalità di cui all’art. 130 commi 1 e 2 del Codice Privacy, richiedono infatti il consenso anche per i numeri presenti in elenchi telefonici, sempre a condizione che ciò avvenga nel rispetto dei limiti e con le modalità che le leggi, i regolamenti o la normativa europea stabiliscono per la conoscibilità e pubblicità dei dati, ed in particolare secondo i requisiti fissati dalle disposizioni del Registro delle Opposizioni, di recente aggiornate e che diverranno operative a breve.

Quanto Spam possono ricevere gli utenti?

Fino a qualche tempo fa, l’invio massiccio di comunicazioni pubblicitarie veniva in buona parte bloccato dai software presenti nelle caselle di posta; progressivamente i livelli di spam hanno assunto proporzioni impressionanti e, ad oggi, si rileva che vengano distribuite decine di miliardi di e-mail indesiderate, corrispondenti a una percentuale fra il 60% e il 90% del volume complessivo delle e-mail totali scambiate. Questo ha comportato anche una significativa evoluzione nei software e nelle tecniche impiegate per diffondere le comunicazioni massive e, di conseguenza, anche le attività di Spam, a tutto danno dei poveri utenti del web.

Qual è la normativa applicabile in tema di Spam?

In generale, con l’entrata in vigore del Regolamento UE n. 2016/679 (“GDPR”), inviare messaggi promozionali senza il consenso dell’interessato costituisce un trattamento privo di una base giuridica valida e dunque illecito: in proposito, è stata nel tempo ridotta la portata “programmatica” del Considerando n. 47 al GDPR, che stabilisce “può essere considerato legittimo interesse trattare dati personali per finalità di marketing”, anche se l’idea in principio resta, pur nel bilanciamento di interessi precisato più volte dal Garante (ad esempio, nel provvedimento 2020 contro TIM). Se poi nella condotta dovessero ricorrere gli elementi costitutivi richiesti dall’art. 167 del Codice Privacy, e cioè l’acquisizione con mezzi fraudolenti di un archivio automatizzato o di una parte sostanziale di esso contenente dati personali oggetto di trattamento su larga scala, il trattamento illecito di dati personali effettuato mediante Spam potrebbe essere altresì qualificabile come illecito penale.

Lo spam può essere legittimo?

La pratica definita “Soft Spam” è considerata ammessa, seppure con precisi limiti, e consiste nell’invio di comunicazioni commerciali, in cui il mittente dei messaggi (“Titolare del trattamento”) può disporre di un proprio legittimo interesse: esso sussiste, ad esempio, quando i messaggi commerciali vengono inviati ad interessati già clienti del titolare perché hanno acquistato prodotti analoghi a quelli oggetto della promozione o che, in qualche modo, hanno manifestato interesse alla sua azienda. In tal caso, il mittente è (almeno inizialmente) esonerato dall’obbligo di richiedere il consenso espresso dell’interessato, ma dovrà in ogni caso informarlo espressamente del fatto che potrà ricevere messaggi di natura commerciale, concedergli la possibilità, in modo semplice, di negare il proprio consenso ad un successivo uso del suo indirizzo e-mail o del suo numero di cellulare, e dimostrare che con il trattamento dei dati, diritti e libertà dell’interessato non verranno lesi, confrontando gli stessi con il proprio legittimo interesse, secondo una procedura di autovalutazione da compiersi prima dell’inizio del trattamento.

Come possono tutelarsi gli utenti?

Si segnalano in primo luogo alcune tutele preventive, che sono state diffuse anche dal Garante Privacy come buone pratiche, tra cui ad esempio:

• non diffondere, specialmente on-line, il proprio indirizzo e-mail o il numero di telefono;
• leggere con attenzione le informazioni sull’impiego ed eventuale diffusione dei propri dati personali qualora sia necessario iscriversi a un sito web;
• dedicare un apposito indirizzo e-mail per fare acquisti online o iscriversi a newsletter.

In ciascuna e-mail commerciale, per buona prassi più volte ribadita dall’Autorità italiana e dal EDPB a livello europeo, dovrà poi esserci un tool automatizzato di “cancellazione”, che è sempre possibile cliccare per rimuoversi da successivi invii, e – almeno in teoria – dovrebbe essere tanto semplice quanto lo è stata l’iscrizione alla newsletter stessa.

Una terza via è quella di esercitare i propri diritti fissati dagli artt. 15-22 del GDPR scrivendo al mittente delle comunicazioni di Spam, tramite indirizzi come “privacy@nomeazienda” o anche al Data Protection Officer che – ove nominato – deve essere indicato insieme ai suoi contatti in ciascuna informativa privacy: una semplice e-mail del tipo “Voglio essere rimosso da questa lista, con la mail da cui scrivo” potrà ben essere sufficiente, senza ulteriori formalismi.

C’è infine sempre la possibilità di inviare segnalazioni all’Autorità Garante, ove non si riceva riscontro nei tempi di legge (30 giorni dall’invio della richiesta), ricordando in particolare la possibilità di revocare in qualsiasi momento il consenso al trattamento dei propri dati e di conseguenza di pretendere la cancellazione definitiva di essi.

Quale extrema ratio, è sempre possibile agire in sede civilistica con un’azione per il risarcimento dei danni, ove patiti (con lo scoglio, tuttavia, di doverne dimostrare la consistenza).

E se sono un’azienda, cosa faccio?

Prima di tutto, le indicazioni fornite in questo articolo sono valide anche per impostare una corretta strategia di marketing tramite newsletter.

Per tutto quanto riguarda il “direct marketing” visto dietro le quinte del team aziendale vi rimandiamo, invece, ad un prossimo articolo.

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Photo by Amy Shamblen on Unsplash